Søger du efter en kontrakt til livemusik, finder du mest vejledning skrevet fra musikerens stol - Dansk Musiker Forbunds standardkontrakt og råd, der skal sikre bandet sit honorar. Det er fair, men det efterlader dig som arrangør uden en tjekliste for din egen side af bordet.
En skriftlig aftale beskytter jer begge. Den gør aftenen forudsigelig, holder tilbud sammenlignelige og fjerner de misforståelser, der opstår, når noget bare blev sagt over telefonen. Herunder er, hvad aftalen bør dække, punkt for punkt, og hvorfor hvert punkt betyder noget for dig som booker.
Derfor betaler en skriftlig aftale sig for arrangøren
En aftale på skrift handler ikke om mistillid. Den handler om, at I husker det samme, når dagen kommer. De fleste uenigheder mellem arrangør og band starter et sted, hvor en antagelse aldrig blev sagt højt: Hvornår står musikken klar? Hvem har anlæg med? Hvad sker der, hvis sangeren bliver syg ugen før? Et par linjer på mail lukker de spørgsmål, før de bliver til en dårlig oplevelse.
Aftalen gør også tilbud til at sammenligne. To bands kan give næsten samme pris, men det ene regner tre sæt og eget lydanlæg med, mens det andet kun spiller to sæt og forventer, at du lejer PA. Får du begge dele på skrift, ser du den faktiske forskel - ikke bare tallet nederst.
Og det behøver ikke fylde meget. Til en enkelt musiker under receptionen rækker et par sætninger i en mail; til en stor fest med scene, teknik og mange gæster giver det mening at skrive hvert punkt ud. Jo flere led der er i aftenen, jo flere steder kan en uklar aftale ende med at koste dig penge eller en ærgerlig oplevelse midt i festen.
Tjekliste: det skal aftalen indeholde
Du behøver ikke en advokataftale. En mail, begge parter har bekræftet, holder fint, så længe den dækker punkterne herunder. Brug listen som udgangspunkt og stryg det, der ikke er relevant for netop dit event.
| Punkt | Det bør fremgå af aftalen |
|---|---|
| Honorar | Samlet beløb, og om transport, teknik og eventuel moms er med eller kommer oveni |
| Spilletid | Antal sæt og varighed, fx tre sæt à 45 minutter, og hvornår på aftenen musikken spiller |
| Fremmøde | Tidspunkt for get-in og lydprøve, og hvornår bandet skal være spilleklar |
| Teknik og rider | Hvem leverer lyd, lys, scene og strøm - og hvad I selv stiller med på stedet |
| Transport | Om kørsel er indregnet i honoraret eller afregnes særskilt |
| Betaling | Faktura, forfaldsdato og hvornår beløbet senest skal være betalt |
| Afbud | Vilkår ved aflysning fra begge sider, og hvad der gælder ved force majeure |
| Kontakt på dagen | Navn og telefonnummer på en ansvarlig fra bandet til selve arrangementet |
En bekræftet mail med disse punkter er nok til langt de fleste bookinger. Jo større event, jo mere betaler det sig at have hvert punkt skrevet ud.
Honorar: sørg for at vide, hvad beløbet dækker
Honoraret er den største linje, og også den, hvor flest misforståelser gemmer sig. Det afgørende er ikke kun tallet, men hvad det indeholder. Er transport med? Har bandet eget anlæg og lys med i prisen, eller lejer du det udenom? Lægges der moms oveni? Få det skrevet ud, så du ved, om et tilbud er dyrere eller billigere end det ligner.
Bed om at få honoraret specificeret, hvis noget er uklart. En linje for selve optrædenen, en for kørsel og en for teknik gør det nemt at se, hvad du betaler for - og nemt at justere, hvis du for eksempel selv har anlæg på stedet og ikke har brug for bandets.
Beder du flere bands om et bud, så bed dem prise det samme: samme spilletid, samme dato og med teknik og kørsel angivet hver for sig. Så sammenligner du reelle tal og ikke to forskellige aftener, der tilfældigvis ender på samme beløb.
Spilletid og fremmøde er ikke det samme
To tal skal med i aftalen, og de forveksles tit. Spilletid er den rene optræden - hvor længe musikken faktisk lyder. Standarden for et festband er tre sæt à 45 minutter hen over aftenen, med pauser imellem, hvor der typisk spilles baggrundsmusik fra anlægget. Varianter som to sæt à 60 eller 70 minutter er også almindelige.
Fremmøde er noget andet og bredere. Det dækker hele bandets tilstedeværelse: get-in, lydprøve, selve spilletiden og pauserne. Dansk Musiker Forbunds tarif regner med op til fire timers samlet fremmøde inklusive lydprøve. Skriv derfor både ned, hvornår musikken spiller, og hvornår bandet skal være på stedet - så ved begge parter, hvad dagen kræver, og du undgår at booke en optræden, der i praksis fylder langt mere af kalenderen end de to timers musik.
Aftal også pauserne. Et festband holder typisk 15 til 30 minutters pause mellem sættene, hvor der spilles baggrundsmusik fra anlægget. Vil du have en DJ til pauserne eller musik allerede under middagen, er det en ekstra ydelse, som skal med i aftalen og som regel koster tillæg.
Get-in, lydprøve og teknik: aftal hvem der leverer hvad
Get-in er bandets ankomst og opstilling, før gæsterne kommer. Lydprøven er soundchecket, der følger efter. Begge dele skal ligge før dørene åbner, så aftal et konkret tidspunkt - ikke bare at bandet kommer i god tid. Har stedet en tidligere leje eller en middag, der skal være ryddet først, er det her, det skal koordineres.
Rider er bandets tekniske krav: anlæg, scene, strøm og plads. De fleste party- og coverbands medbringer selv komplet lyd- og lysproduktion og deres eget backline - altså instrumenter og forstærkere. Til gengæld skal du som arrangør stille tilstrækkelig plads og scene til rådighed, strøm efter bandets rider og adgang til get-in og lydprøve på det aftalte tidspunkt. Ved større bands, store lokaler eller udendørs byfest kan der være behov for et større PA-anlæg og en separat lydtekniker, som du står for og betaler. Få det på skrift, hvem der har anlægget med - det er den antagelse, der oftest går galt.
Betaling, moms og faktura
Betaling sker som regel via faktura. En udbredt model er, at beløbet forfalder ugen før eventet, men aftal en konkret forfaldsdato, så der ikke opstår tvivl. Bed altid om en faktura med jeres navn på som dokumentation for udgiften.
Moms er det punkt, flest arrangører tager fejl af. En musikers kunstneriske optræden er momsfritaget efter momsloven § 13, stk. 1, nr. 7 - der lægges altså ikke moms oven på selve honoraret for at spille. Er bandet drevet som virksomhed, fakturerer de med CVR-nummer, men den kunstneriske ydelse er stadig uden moms. Andre ydelser er ikke fritaget: hyrer du en lydtekniker, en konsulent eller teambuilding udenom, er de poster momspligtige. Står honorar og eventuelle tillæg specificeret på fakturaen, ser du med det samme, hvad der er hvad.
Afbud og force majeure: aftal det, før I skriver under
Ingen bryder sig om at tale om aflysning, men det er præcis derfor, det skal stå i aftalen. Så ved begge parter, hvad der gælder, hvis noget skrider - og I slipper for en forhandling oven i en i forvejen kedelig situation. Vilkårene varierer fra band til band og bureau til bureau, så spørg til deres, før du skriver under.
Et typisk eksempel fra branchen er, at en aflysning mere end 60 dage før arrangementet koster 50 procent af gagen, mens en aflysning under 60 dage før koster det fulde beløb. Force majeure - altså forhold ingen af jer er herre over - løses som regel individuelt. Aftal det begge veje: hvad der sker, hvis du aflyser, og hvad bandet gør, hvis de selv må melde fra, for eksempel om de finder en afløser eller betaler tilbage. En aftale, der kun beskytter den ene part, er ikke en aftale, du er tjent med.